Khi bắt đầu tìm kiếm thuê văn phòng mới nếu không chuyên, bạn chắc chắn sẽ gặp phải kha khá vấn đề khúc mắc. Với ma trận thông tin trên mạng, các công cụ tìm kiếm luôn ưu tiên những đơn vị trả tiền quảng cáo thì việc tìm kiếm càng trở nên khó khăn. Trong bài viết này Me Office chia sẻ quy trình thuê văn phòng chuyên nghiệp, giúp các doanh nghiệp đang cần tìm kiếm văn phòng mới có cái nhìn tổng quát về những việc cần làm khi chuyển văn phòng. Từ đó lựa chọn được văn phòng ưng ý và hạn chế những vấn đề phát sinh không đáng có.
Quy trình 4 bước tìm thuê văn phòng hiệu quả
Bước 1: Xác định nhu cầu thuê
Bước đầu bạn cần đặt ra một số câu hỏi cho mình để xác định được mục đích thuê văn phòng để không trở nên bị động trong những quyết sách sau này ảnh hưởng đến hướng phát triển của công ty.
- Lĩnh vực kinh doanh của doanh nghiệp: Tuỳ theo lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp về sáng tạo, xuất nhập khẩu, bảo hiểm,…v.v thì sẽ có nhu cầu về không gian làm việc khác nhau cần sự yên tĩnh, riêng tư hay không gian mở, năng động.
- Diện tích cần thuê: Tuỳ theo số lượng nhân sự, phòng ban, không gian chung mà doanh nghiệp cần có để xác định diện tích muốn thuê. Bạn có thể tham khảo thêm về cách tính diện tích làm việc để có cái nhìn cụ thể hơn về cách xác định diện tích thuê. Bên cạnh đó, một số cao ốc văn phòng hạng B và hạng A thường tính diện tích thuê theo diện tích Gross, cũng như có tỉ lệ quy đổi giữa diện tích Gross và diện tích Net khác nhau.
- Ngân sách doanh nghiệp: Từ đó xác định được giá và phân khúc hạng văn phòng muốn thuê
- Vị trí: Bạn muốn đặt trụ sở văn phòng tại khu vực trung tâm nhu các văn phòng cho thuê Quận 1 để xây dựng thương hiệu doanh nghiệp, hoặc tại các khu vực gần cảng như văn phòng cho thuê Tân Bình, Quận 2 thuận tiện cho các doanh nghiệp xuất nhập khẩu.
- Thời gian làm việc: Các toà nhà văn phòng cho thuê thường có giờ làm việc từ 7:30 đến 18:00 giờ từ thứ hai đến thứ sáu; và từ 7:30 đến 12:00 thứ bảy. Hầu hết toà nhà sẽ thu phí ngoài giờ làm việc nên bạn cần xác định rõ thời gian làm việc để có thể xác định chính xác hơn về chi phí.
- Các yêu cầu khác: Các tiện ích xung quanh, thương hiệu của toà nhà, đường một chiều hay hai chiều, kế hoạch tăng giảm nhân sự, bổ sung hoặc thay đổi ngành nghề kinh doanh trong tương lai. Bên canh đấy, các khách thuê thường quá chú tâm vào giá thuê mà bỏ sót các yếu tố khác cũng ảnh hưởng nhiều đến tổng chi phí.
Bước 2: Tìm kiếm và lựa chọn văn phòng cho thuê phù hợp
Giữa hàng ngàn thông tin về tòa nhà phải thu thập như: giá thuê tòa nhà, diện tích văn phòng trống phù hợp, các thông số bên trong tòa nhà….v.v dễ tạo ra sự rối rắm từ đó đưa ra những quyết định không phù hợp.
Me Office sẽ cung cấp cho bạn kho thông tin chính xác, nhanh chóng và hỗ trợ tư vấn hoàn toàn miễn phí. Đặc biệt với việc thường xuyên cập nhật thông tin về giá cả thị trường, cũng như ghi nhận về giá thuê của mỗi tòa nhà văn phòng, Me Office sẽ trợ giúp để bạn có được văn phòng ưng ý và tốt nhất cho doanh nghiệp.
Bước 3: Xem thực tế mặt bằng văn phòng thuê
Sau khi đã có được những lựa chọn ưng ý, bạn cần phải hiểu rõ hơn về ưu nhược điểm cũng như thực tế toà nhà. Để làm được điều này bạn cần có kiến thức chuyên sâu để có thể đánh giá tổng quan cũng như chi tiết về toà nhà. Me Office có đủ kiến thức chuyên môn, kinh nghiệm để hỗ trợ bạn trong quá trình đánh giá và đưa ra quyết định chọn văn phòng phù hợp.
Bước 4: Đàm phán, ký kết hợp đồng thuê văn phòng
Thông thường các chủ tòa nhà đều có sẵn một mẫu hợp đồng cho thuê văn phòng với các điều khoản được thiết kế bảo vệ quyền lợi của họ. Và họ thường rất khó trong việc thay đổi các điều khoản của hợp đồng. Vì vậy một phương án đàm phán được xác lập chi tiết và khả thi với sự trợ giúp của Me Office sẽ giúp cho bạn ký kết được một hợp thuê đảm bảo quyền lợi giữa cả hai bên.
Quý doanh nghiệp có nhu cầu tìm hiểu về thị trường văn phòng cho thuê TP.HCM vui lòng liên hệ Me Office qua hotline hoặc email sau:
- ☎ Hotline: 0901.75.74.76
- 📧 Email: info@meoffice.vn
- Mọi dịch vụ đều hoàn toàn miễn phí
