Khi quyết định thuê văn phòng cho doanh nghiệp của bạn, có nhiều yếu tố cần xem xét, trong đó một trong những yếu tố quan trọng nhất là các khoản phí hằng tháng. Hiểu rõ những khoản phí này giúp bạn dự tính tài chính và tránh những bất ngờ không mong muốn. Trong bài viết này, Me Office sẽ cùng bạn tìm hiểu về các khoản phí hằng tháng phổ biến khi thuê văn phòng.
Phí mặt bằng khi thuê văn phòng
Tiền thuê văn phòng là số tiền mà bạn phải trả cho chủ sở hữu văn phòng để sử dụng không gian làm việc theo quý hoặc theo tháng tuỳ theo thoả thuận ban đầu. Điều này áp dụng khi bạn là người thuê văn phòng từ chủ sở hữu hoặc từ một công ty quản lý bất động sản. Phí này được tính dựa trên nhiều yếu tố như:
- Thỏa thuận hợp đồng: Trước khi thuê văn phòng, bạn sẽ ký hợp đồng thuê với chủ sở hữu hoặc công ty quản lý. Hợp đồng này sẽ ghi rõ số tiền thuê văn phòng hằng tháng cùng với các điều khoản và điều kiện khác.
- Diện tích văn phòng: Thông thường, tiền thuê văn phòng được tính dựa trên diện tích mà bạn sử dụng trong tòa nhà hoặc không gian văn phòng cụ thể.
- Thời hạn thuê: Số tiền thuê văn phòng cũng phụ thuộc vào thời hạn mà bạn thuê. Thuê trong thời gian dài có thể được đề xuất với mức giá giảm dần theo thời gian.
- Vị trí: Vị trí của văn phòng cũng ảnh hưởng đến giá thuê. Văn phòng ở khu vực trung tâm thành phố thường có giá cao hơn so với các khu vực ngoại ô.
- Tiện ích: Nếu tòa nhà văn phòng có các tiện ích đi kèm như trung tâm thương mại, phòng họp, sảnh tiếp tân, vv. thì giá thuê có thể cao hơn.
Một số điều nên lưu ý khi thỏa thuận chi phí thuê văn phòng:
- Đàm phán giá thuê: Trước khi ký hợp đồng, bạn có thể thương lượng giá thuê với chủ sở hữu hoặc công ty quản lý để đạt được mức giá phù hợp với nhu cầu và khả năng tài chính của bạn.
- Thanh toán linh hoạt: Thỏa thuận về cách thanh toán cũng là điều quan trọng. Bạn có thể đề xuất thanh toán hàng tháng hoặc hàng quý, tùy vào sự linh hoạt và khả năng của hai bên.
- Khắc phục sự cố: Hãy xem xét điều khoản về việc ai chịu trách nhiệm và chi trả khi có sự cố về cơ sở hạ tầng hoặc các vấn đề khác trong văn phòng.
- Thời hạn và gia hạn: Xác định rõ thời hạn thuê và các điều khoản gia hạn để tránh những bất đồng sau này.
- Điều kiện hủy hợp đồng: Hãy cân nhắc các điều kiện hủy hợp đồng sớm nếu có thay đổi trong kế hoạch kinh doanh của bạn.
Phí điện nước hằng tháng khi thuê văn phòng
Tiền điện và nước khi thuê văn phòng là chi phí phải trả cho việc sử dụng điện và nước trong không gian văn phòng của bạn. Đây là một trong những khoản phí đi kèm khi thuê văn phòng và có thể ảnh hưởng đáng kể đến chi phí tổng cộng. Dưới đây là một số thông tin về tiền điện và nước khi thuê văn phòng:
- Cách tính: Tiền điện và nước khi thuê văn phòng thường được tính dựa trên tiêu thụ thực tế của bạn. Công ty quản lý hoặc chủ sở hữu văn phòng sẽ đo lường lượng điện và nước mà bạn tiêu thụ hàng tháng và tính toán số tiền cần trả dựa trên giá tiền mỗi đơn vị tiêu thụ (ví dụ: kWh cho điện và m3 cho nước).
- Điều kiện trong hợp đồng: Chi tiết về việc tính tiền điện và nước thường được quy định trong hợp đồng thuê văn phòng. Hãy đọc kỹ và hiểu rõ các điều khoản liên quan để biết cách tính phí và tránh những bất đồng sau này.
- Các yếu tố ảnh hưởng: Số tiền phải trả cho tiền điện và nước phụ thuộc vào nhiều yếu tố, bao gồm số lượng nhân viên làm việc trong văn phòng, loại thiết bị điện tử và thiết bị văn phòng sử dụng, cách sử dụng nước (ví dụ: rửa tay, rửa chén), và hiệu quả sử dụng năng lượng của không gian văn phòng.
Khi thuê văn phòng, bạn có thể thương lượng và thoả thuận về cách tính tiền điện và nước để đạt được sự hợp lý và công bằng cho cả hai bên. Một số cách thoả thuận có thể bao gồm:
- Đồng thuận giá cố định: Thỏa thuận một giá cố định cho tiền điện và nước mỗi tháng, bất kể tiêu thụ thực tế. Điều này giúp bạn dễ dàng dự tính chi phí hàng tháng và tránh bất ngờ về tăng giảm trong hóa đơn.
- Chia sẻ chi phí: Thống nhất chia sẻ chi phí tiền điện và nước với các doanh nghiệp khác trong tòa nhà văn phòng. Việc này có thể thúc đẩy việc sử dụng tiết kiệm năng lượng và nước.
- Điều chỉnh giá theo tiêu thụ: Thỏa thuận tính tiền điện và nước dựa trên tiêu thụ thực tế của bạn. Nếu bạn sử dụng ít điện và nước, bạn sẽ phải trả ít hơn.
Phí Internet và dịch vụ viễn thông hằng tháng khi thuê văn phòng
Tiền internet và dịch vụ viễn thông hằng tháng khi thuê văn phòng đề cập đến chi phí phải trả để sử dụng dịch vụ internet và các dịch vụ viễn thông khác trong không gian văn phòng của bạn. Đây là những chi phí quan trọng để đảm bảo bạn có kết nối internet ổn định và tiện ích viễn thông cần thiết để hoạt động hiệu quả. Dưới đây là một số thông tin về tiền internet và dịch vụ viễn thông khi thuê văn phòng:
- Dịch vụ internet: Điều này bao gồm cung cấp kết nối internet cho không gian văn phòng của bạn. Có nhiều tùy chọn dịch vụ internet có thể được cung cấp, từ cáp quang, DSL đến dịch vụ internet cá nhân hoặc doanh nghiệp.
- Dịch vụ viễn thông: Ngoài internet, dịch vụ viễn thông khác cũng có thể được cung cấp như dịch vụ điện thoại cố định, dịch vụ điện thoại di động, dịch vụ hội nghị truyền hình, và dịch vụ truyền hình cáp hoặc vệ tinh.
- Thời hạn và giá cả: Tiền internet và dịch vụ viễn thông thường được tính theo tháng hoặc theo khoảng thời gian nhất định trong hợp đồng thuê văn phòng.
- Được tính như thế nào: Giá tiền cho tiền internet và dịch vụ viễn thông có thể được tính dựa trên nhiều yếu tố như tốc độ internet, dung lượng, loại dịch vụ viễn thông, và các tiện ích đi kèm.
Và vài điều cần lưu ý khi thoả thuận phần chi phí này:
- Xác định nhu cầu: Trước khi ký hợp đồng thuê văn phòng, hãy xác định rõ nhu cầu về internet và dịch vụ viễn thông của bạn. Điều này sẽ giúp bạn nắm rõ những gì bạn cần và từ đó thương lượng một gói dịch vụ phù hợp.
- Thương lượng giá: Bạn có thể thương lượng giá với chủ sở hữu hoặc công ty quản lý về tiền internet và dịch vụ viễn thông. Hỏi xem có thể có những gói dịch vụ đặc biệt nào hoặc giảm giá nếu bạn đồng ý sử dụng cả hai dịch vụ từ cùng một nhà cung cấp.
- Kiểm tra hợp đồng: Hãy đọc kỹ hợp đồng thuê văn phòng để biết chính xác điều khoản liên quan đến tiền internet và dịch vụ viễn thông. Xác định rõ các khoản phí, thời hạn dịch vụ, điều kiện hủy hợp đồng, và các quy định khác liên quan đến dịch vụ này
- Trao đổi thông tin với các nhà cung cấp dịch vụ: Nếu có thể, hãy liên hệ trực tiếp với các nhà cung cấp dịch vụ internet và viễn thông để tìm hiểu về các gói dịch vụ và giá cả. Điều này giúp bạn có cái nhìn tổng quan về thị trường và lựa chọn gói dịch vụ phù hợp nhất.
Phí vệ sinh hằng tháng khi thuê văn phòng:
Chi phí vệ sinh hằng tháng khi thuê văn phòng là số tiền phải trả để duy trì dịch vụ vệ sinh và bảo dưỡng cho không gian văn phòng của bạn. Điều này bao gồm các chi phí liên quan đến việc làm sạch và duy trì vệ sinh cho các khu vực chung và văn phòng riêng của bạn, như làm sạch sàn, vệ sinh nhà vệ sinh, lau kính, vv. Chi phí này thường được thỏa thuận và bao gồm trong hợp đồng thuê văn phòng. Cách tính chi phí vệ sinh hằng tháng thường được tính như sau:
- Diện tích văn phòng: Giá trị tiền vệ sinh thường dựa trên diện tích sử dụng của không gian văn phòng. Thông thường, giá trị này được tính bằng đơn vị diện tích (ví dụ: đô la mỗi mét vuông) hoặc một khoản tiền cố định cho cả không gian văn phòng.
- Tần suất vệ sinh: Giá trị tiền vệ sinh cũng phụ thuộc vào tần suất vệ sinh được thực hiện trong tháng. Nếu bạn yêu cầu vệ sinh thường xuyên và chi tiết, chi phí sẽ cao hơn so với việc yêu cầu vệ sinh không thường xuyên.
- Định rõ phạm vi vệ sinh: Trước khi ký hợp đồng thuê văn phòng, hãy đảm bảo rõ ràng về phạm vi công việc vệ sinh mà bạn muốn bao gồm trong dịch vụ. Điều này đảm bảo rằng bạn nhận được dịch vụ vệ sinh phù hợp với nhu cầu của bạn.
- Đề xuất tần suất vệ sinh: Đề xuất tần suất vệ sinh dựa trên nhu cầu thực tế của văn phòng của bạn. Nếu bạn cần vệ sinh thường xuyên, hãy đề xuất một lịch trình cụ thể để giúp bạn và chủ sở hữu văn phòng đạt được thỏa thuận.
- Thỏa thuận về giá cả: Thương lượng với chủ sở hữu văn phòng về giá cả dịch vụ vệ sinh. Bạn có thể xem xét các tiện ích khác trong tòa nhà để nhận được mức giá tốt hơn hoặc bao gồm giá vệ sinh trong gói giá thuê tổng thể.
- Điều kiện hợp đồng: Đảm bảo các điều khoản về chi phí vệ sinh được xác định rõ ràng trong hợp đồng thuê văn phòng. Điều này giúp tránh hiểu lầm và tranh chấp trong tương lai.
Chi phí quản lý và dịch vụ hỗ trợ hằng tháng
Chi phí quản lý và dịch vụ hỗ trợ hằng tháng khi thuê văn phòng đề cập đến các chi phí liên quan đến quản lý tòa nhà văn phòng và các dịch vụ hỗ trợ cung cấp cho các thuê gia. Điều này bao gồm các chi phí cho các dịch vụ chung như lễ tân, bảo vệ, bảo trì, vận hành tòa nhà, và các tiện ích khác như trung tâm thể dục, phòng họp, và sảnh tiếp tân. Chi phí quản lý và dịch vụ hỗ trợ thường được tính theo:
- Chi phí dịch vụ hỗ trợ cố định: Một số chi phí, như phí lễ tân, bảo vệ, và quản lý tòa nhà, thường được tính dựa trên một khoản tiền cố định hàng tháng.
- Chi phí dịch vụ hỗ trợ biến đổi: Các dịch vụ biến đổi như bảo trì và vận hành tòa nhà thường được tính dựa trên yêu cầu và phạm vi công việc. Điều này có thể dẫn đến các khoản phí biến đổi hàng tháng tùy vào tình trạng và nhu cầu cụ thể của tòa nhà.
Và bạn nên lưu ý những đièu sau khi thoả thuận để có được lợi thế khi sử dụng dịch vụ:
- Hiểu rõ dịch vụ: Trước khi ký hợp đồng thuê văn phòng, hãy yêu cầu rõ ràng về các dịch vụ quản lý và hỗ trợ được cung cấp bởi chủ sở hữu hoặc công ty quản lý. Xác định rõ những dịch vụ nào được bao gồm và những dịch vụ nào phải trả phí riêng.
- Thương lượng giá: Thương lượng với chủ sở hữu văn phòng về giá cả dịch vụ quản lý và hỗ trợ. Hỏi xem có thể có những gói dịch vụ đặc biệt nào hoặc giảm giá nếu bạn đồng ý sử dụng nhiều dịch vụ từ cùng một nhà cung cấp.
- Điều kiện hợp đồng: Đảm bảo các điều khoản về chi phí quản lý và dịch vụ hỗ trợ được xác định rõ ràng trong hợp đồng thuê văn phòng. Điều này giúp tránh hiểu lầm và tranh chấp trong tương lai.
- Cân nhắc dịch vụ cần thiết: Xem xét cẩn thận về những dịch vụ quản lý và hỗ trợ bạn thực sự cần thiết và sử dụng. Nếu có dịch vụ không cần thiết, hãy thương lượng để chỉ trả tiền cho những gì bạn thực sự sử dụng.
- Đánh giá chất lượng dịch vụ: Nếu đã sử dụng dịch vụ quản lý và hỗ trợ trong thời gian dài, đánh giá chất lượng của dịch vụ và đảm bảo bạn nhận được giá trị tốt nhất cho tiền bỏ ra.
Khi thuê văn phòng, cần phải xem xét và dự tính các khoản phí hằng tháng để quản lý tài chính hiệu quả. Đảm bảo đọc kỹ và hiểu rõ các điều khoản trong hợp đồng thuê văn phòng để tránh những bất đồng và bất ngờ về tài chính trong quá trình thuê. Thương lượng và thoả thuận với chủ sở hữu hoặc công ty quản lý về các khoản phí này có thể giúp bạn tìm được gói thuê văn phòng phù hợp với nhu cầu và ngân sách của bạn.
———————————————————————–
Quý doanh nghiệp có nhu cầu tìm hiểu về thị trường văn phòng cho thuê TP.HCM vui lòng liên hệ Me Office qua hotline hoặc email sau:
- ☎ Hotline: 0901.75.74.76
- 📧 Email: info@meoffice.vn
- Mọi dịch vụ đều hoàn toàn miễn phí
